So beschränken Sie Eingabewerte in Excel-Zellen

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Die Werteeinschränkung ist eine Funktion in , mit der Sie die Werte einschränken können, die in eine Zelle eingegeben werden können. Diese Funktion kann verwendet werden, um zu verhindern, dass Benutzer ungültige oder unerwünschte Daten eingeben.

 Excel ist eine Anwendung, die häufig zum Verarbeiten von Daten verwendet wird, sowohl numerischen, Text- als auch Datumsdaten. Manchmal müssen wir jedoch die Eingabewerte einschränken, die in eine bestimmte Zelle eingegeben werden können, damit die von uns eingegebenen Daten gültig sind und den gewünschten Kriterien entsprechen.

Zum Beispiel möchten wir Zellen begrenzen, die nur mit Zahlen zwischen 1 und 10 gefüllt werden können, oder die nur mit einem bestimmten Text gefüllt werden können oder nur mit dem Datumsformat gefüllt werden können. Wie geht das?

Eine der Funktionen, mit denen wir Eingabewerte in Excel-Zellen begrenzen können, ist die „Datenvalidierung“. Die Datenüberprüfung ist eine Excel-Funktion, die zum Erstellen von Datenvalidierungskriterien in Zellen oder Bereichen verwendet wird, sodass Daten, die in Zellen oder Bereiche eingegeben werden, diese Kriterien erfüllen müssen. Wenn die eingegebenen Daten nicht den Kriterien entsprechen, zeigt Excel eine Fehlermeldung oder Fehlerwarnung an.

Durch die Verwendung der Datenvalidierung können wir verschiedene Arten von Datenvalidierungskriterien erstellen, wie z. B.:

  • Ganze Zahl: Um zu begrenzen, können Zellen nur mit ganzen Zahlen in einem bestimmten Bereich gefüllt werden.
  • Dezimal: zur Begrenzung können Zellen nur mit Dezimalzahlen in einem bestimmten Bereich gefüllt werden.
  •  Liste: zur Begrenzung können Zellen nur mit ausgewählten Werten aus einer vordefinierten Liste oder Liste gefüllt werden.
  • Datum: Um die Zellen zu begrenzen, können sie nur in einem bestimmten Bereich mit dem Datumsformat gefüllt werden.
  • Zeit: Um Zellen zu begrenzen, können sie nur mit dem Zeitformat in einem bestimmten Bereich gefüllt werden.
  • Textlänge: zur Begrenzung können Zellen nur mit Text mit einer bestimmten Anzahl von Zeichen gefüllt werden.
  • Benutzerdefiniert: zum Trennen von Zellen mithilfe einer bestimmten Formel oder .

In diesem Artikel wird anhand einiger Beispielfälle erläutert, wie Sie die Datenvalidierung verwenden, um Eingabewerte in Excel-Zellen einzuschränken. Fangen wir an!

So begrenzen Sie Excel-Zellen, die nur mit Zahlen gefüllt werden können

Ein Fall, der häufig vorkommt, ist, dass wir Excel-Zellen so beschränken möchten, dass sie nur mit Zahlen gefüllt werden, ohne andere Zeichen wie Buchstaben, Symbole oder Leerzeichen. Dies ist nützlich, um Fehler bei der Dateneingabe zu vermeiden, z. B. wenn wir den Durchschnitt der Noten der Schüler berechnen möchten, müssen wir sicherstellen, dass Zellen, die die Noten der Schüler enthalten, nur Zahlen enthalten.

Um zu begrenzen, dass Excel-Zellen nur mit Zahlen gefüllt werden können, können wir die Datenvalidierung mit dem Typ Ganze Zahl oder Dezimal verwenden. Hier sind die Schritte:

data validation
data validation
  1. Wählen Sie Zellen oder Bereiche aus, die Sie auf Zahlen beschränken möchten. Zum Beispiel möchten wir die Spalte B, die die Noten der Schüler enthält, so einschränken, dass sie nur mit Zahlen gefüllt wird.
  2. Klicken Sie im Excel-Menüband  auf das Menü „Daten“  und dann in der  Gruppe „Datentools“ auf „Datenvalidierung  „. Alternativ können wir auch die Tastenkombination  Alt + A + V + V verwenden.
  3. Wählen Sie im Dialogfeld „Datenvalidierung“ die Registerkarte „Einstellungen“ und dann in der  Dropdown-Liste „Zulassen“ die Option  „Ganze Zahl“ oder „Dezimal“.  Der Unterschied zwischen Whole Number und Decimal besteht darin, dass Whole Number nur ganze Zahlen zulässt, während Decimal Dezimalzahlen zulässt.
  4. Geben Sie in  den Feldern „Minimum“ und  „Maximum“ den Bereich der Zahlenwerte ein, die in die Zelle eingegeben werden dürfen. Wenn wir beispielsweise die Punktzahl eines Schülers zwischen 0 und 100 begrenzen möchten, geben Sie 0 in das Minimum und 100 in das Feld Maximum ein. Wenn wir den Bereich der Zahlenwerte nicht einschränken möchten, lassen Sie die Felder Minimum und Maximum leer.
  5. Klicken Sie auf „OK“, um die Datenvalidierung anzuwenden.

Versuchen Sie danach, die Werte in Spalte B einzugeben. Wenn es sich bei den eingegebenen Werten um Zahlen im angegebenen Bereich handelt (z. B. zwischen 0 und 100), akzeptiert Excel die Eingabe. Wenn es sich bei dem eingegebenen Wert jedoch nicht um eine Zahl handelt oder außerhalb des angegebenen Bereichs liegt, zeigt Excel eine Fehlermeldung wie die folgende an:

data validation error
data validation error

Wir können diese Fehlermeldung nach unseren Wünschen ändern, indem wir im Dialogfeld „Datenvalidierung“ auf die Registerkarte  „Fehlerwarnung“ klicken und dann die Felder „Titel“ und  „Fehlermeldung“ mit dem gewünschten Text füllen.  

So beschränken Sie Excel-Zellen darauf, nur mit bestimmtem Text gefüllt zu werden

Ein weiterer möglicher Fall ist, dass wir einschränken möchten, dass Excel-Zellen nur mit einem bestimmten Text gefüllt werden können, z. B. mit dem Namen der Stadt, des Landes oder des Produktnamens. Dies ist nützlich, um sicherzustellen, dass die von uns eingegebenen Daten konsistent sind und keine Tippfehler vorhanden sind.

Um Excel-Zellen einzuschränken, die nur mit einem bestimmten Text gefüllt werden können, können wir die Datenvalidierung mit dem Typ Liste verwenden. Hier sind die Schritte:

  1. Wählen Sie (Auswahl-)Zellen oder Bereiche aus, die Sie auf einen bestimmten Text beschränken möchten. Zum Beispiel möchten wir die Spalte C einschränken, die Städtenamen enthält, die nur mit vordefinierten Städtenamen gefüllt werden kann.
  2. Klicken Sie im Excel-Menüband  auf das Menü „Daten“  und dann in der  Gruppe „Datentools“ auf „Datenvalidierung  „. Alternativ können wir auch die Tastenkombination  Alt + A + V + V verwenden.
  3. Wählen Sie im Dialogfeld „Datenvalidierung“ die Registerkarte „Einstellungen“ und dann in der Dropdown-Liste „Zulassen“ die Option  „Liste“  aus.
  4. Geben Sie im  Feld „Quelle“ eine Liste von Texten ein, die in Zellen eingegeben werden dürfen, die durch Kommas getrennt sind. Wenn wir beispielsweise den Städtenamen so einschränken möchten, dass er nur mit Jakarta, Surabaya, Bandung oder Yogyakarta gefüllt wird, geben Sie Jakarta, Surabaya, Bandung und Yogyakarta in das Feld Quelle ein. Alternativ können wir auch den Bereich auswählen, der die Textliste enthält, z. B. A1:A4.
  5. Klicken Sie auf OK , um die Datenvalidierung anzuwenden.

Versuchen Sie danach, Text in Spalte C einzugeben. Wenn es sich bei dem eingegebenen Text um eine der angegebenen Textlisten handelt (z. B. Jakarta, Surabaya, Bandung oder Yogyakarta), akzeptiert Excel diese Eingabe. Wenn es sich bei dem eingegebenen Text jedoch nicht um eine der angegebenen Textlisten handelt, zeigt Excel die Fehlermeldung wie zuvor an.

Darüber hinaus zeigt Excel einen kleinen Pfeil rechts neben der Zelle an, die den Datenvalidierungstyp Liste enthält. Wenn wir auf den Pfeil klicken, zeigt Excel eine Textliste an, die wir zum Ausfüllen der Zelle auswählen können. Dies ist nützlich, um uns die Auswahl des passenden Textes zu erleichtern, ohne ihn eingeben zu müssen.

So beschränken Sie Excel-Zellen darauf, nur mit dem Datumsformat gefüllt zu werden

Ein weiterer Fall, der auftreten kann, ist, dass wir einschränken möchten, dass Excel-Zellen nur mit dem Datumsformat gefüllt werden können, z. B. um Geburtsdaten, Transaktionsdaten oder andere Daten im Zusammenhang mit der Zeit zu füllen. Dies ist nützlich, um sicherzustellen, dass die von uns eingegebenen Daten gültig sind und mit dem gewünschten Datumsformat übereinstimmen.

Um zu begrenzen, dass Excel-Zellen nur mit dem Datumsformat gefüllt werden können, können wir die Datenvalidierung mit dem Datumstyp verwenden. Hier sind die Schritte:

  1. Wählen Sie Zellen oder Bereiche aus, die Sie auf das Datumsformat beschränken möchten. Zum Beispiel möchten wir Spalte D, die Geburtsdaten enthält, nur auf das Datumsformat beschränken.
  2. Klicken Sie im Excel-Menüband  auf das Menü „Daten“  und dann in der  Gruppe „Datentools“ auf „Datenvalidierung  „. Alternativ können wir auch die Tastenkombination  Alt + A + V + V verwenden.
  3. Wählen Sie im Dialogfeld „Datenvalidierung“  die Registerkarte „Einstellungen“ und dann in der Dropdown-Liste „Zulassen“ die Option   „Datum“  aus.
  4. Geben Sie in  den Feldern „Minimum“ und  „Maximum“ den Datumsbereich ein, der in die Zelle eingefügt werden darf. Wenn wir beispielsweise die Geburtsdaten zwischen dem 1. Januar 1990 und dem 31. Dezember 2020 einschränken möchten, geben Sie den 1.1.1990 in das Feld Minimum und den 31.12.2020 in das Feld Maximum ein. Wenn wir den Datumsbereich nicht einschränken möchten, lassen Sie die Felder Minimum und Maximum leer.
  5. Klicken Sie auf OK , um die Datenvalidierung anzuwenden.

Versuchen Sie danach, Datumsangaben in Spalte D einzugeben. Wenn die eingegebenen Datumsangaben innerhalb des angegebenen Bereichs liegen (z. B. zwischen dem 1. Januar 1990 und dem 31. Dezember 2020), akzeptiert Excel diese Eingaben. Wenn das eingegebene Datum jedoch außerhalb des angegebenen Bereichs liegt, zeigt Excel die Fehlermeldung wie zuvor an.

Darüber hinaus zeigt Excel rechts neben der Zelle einen kleinen Kalender mit dem Datenvalidierungstyp Datum an. Wenn wir auf den Kalender klicken, zeigt Excel eine Auswahl von Daten an, die wir zum Ausfüllen der Zelle auswählen können. Dies ist nützlich, um uns die Auswahl des entsprechenden Datums zu erleichtern, ohne es eingeben zu müssen.

So begrenzen Sie Excel-Zellen mithilfe einer Formel oder Formel

Ein weiterer möglicher Fall ist, dass wir Excel-Zellen mithilfe bestimmter Formeln oder Formeln abgrenzen möchten, z. B. um Daten zu füllen, die von anderen Daten abhängen, oder um komplexere und spezifischere Datenvalidierungskriterien zu erstellen. Dies ist nützlich, um die Datenvalidierung flexibler und dynamischer zu gestalten.

Um Excel-Zellen mithilfe von Formeln oder Formeln einzuschränken, können wir die Datenvalidierung mit benutzerdefiniertem Typ verwenden. Hier sind die Schritte:

  1. Wählen Sie die Zellen oder Bereiche aus, die Sie mithilfe von Formeln oder Formeln einschränken möchten. Zum Beispiel möchten wir die Spalte E, die den Studentenstatus enthält, so einschränken, dass sie nur mit Bestanden oder Nicht bestanden gefüllt wird, abhängig von der Note des Schülers in Spalte B.
  2. Klicken Sie im Excel-Menüband  auf das Menü „Daten“  und dann in der  Gruppe „Datentools“ auf „Datenvalidierung  „. Alternativ können wir auch die Tastenkombination  Alt + A + V + V verwenden.
  3. Wählen Sie im Dialogfeld „Datenvalidierung“ die Registerkarte „Einstellungen“ und dann in der Dropdown-Liste „Zulassen“ die Option „Benutzerdefiniert“  aus.  
  4. Geben Sie im  Feld „Formel“ die Formel(n) ein, die zur Begrenzung der Dateneingabe verwendet werden. Diese Formel muss den Wert TRUE oder FALSE zurückgeben, je nachdem, ob die eingegebenen Daten die Validierungskriterien erfüllen. Wenn wir zum Beispiel einschränken möchten, dass der Studentenstatus nur mit Bestanden gefüllt werden kann, wenn die Note des Schülers größer oder gleich 60 ist, und Nicht bestanden, wenn die Note des Schülers weniger als 60 beträgt, geben Sie die folgende Formel ein:
    =WENN(B2>=60,E2= „Bestanden“,E2=  „Nicht bestanden“ )
    Diese Formel bedeutet: Wenn die Note des Schülers in Spalte B größer oder gleich 60 ist,  dann muss der Status des Schülers in Spalte E gleich  „Bestanden“ sein. Wenn nicht, muss der Status des Schülers in Spalte E derselbe sein wie „Nicht bestanden“.
  5. Klicken Sie auf OK , um die Datenvalidierung anzuwenden.

Versuchen Sie danach, den Text in Spalte E einzugeben. Wenn der eingegebene Text mit der angegebenen Formel(n) übereinstimmt (z. B. Bestanden, wenn die Note des Teilnehmers größer oder gleich 60 ist, und Nicht bestanden, wenn die Note des Teilnehmers kleiner als 60 ist), akzeptiert Excel diese Eingabe. Wenn der eingegebene Text jedoch nicht mit der angegebenen Formel oder Formel übereinstimmt, zeigt Excel die Fehlermeldung wie zuvor an.

Schlussfolgerung

Durch die Verwendung der Datenvalidierung können wir den Eingabewert in Excel-Zellen gemäß den gewünschten Datenvalidierungskriterien einschränken. Die Datenüberprüfung verfügt über verschiedene Arten der Datenvalidierung, z. B. ganze Zahlen, Dezimalzahlen, Listen, Datum, Uhrzeit, Textlänge und Benutzerdefiniert. Durch die Verwendung der Art der Datenvalidierung, die unseren Anforderungen entspricht, können wir die Daten, die wir in Excel eingeben, valider und konsistenter machen.

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