Cómo compartir archivos de Excel con otros usuarios de forma segura y eficaz

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En el mundo laboral moderno, compartir información y colaborar con colegas es muy común. Una de las formas más efectivas de colaborar en el procesamiento de datos es usar Microsoft .

Los archivos de Excel son uno de los formatos de archivo más utilizados para almacenar datos numéricos y de texto. Los archivos de Excel se utilizan a menudo para fines laborales, escolares o personales. Es común compartir archivos de Excel con otras personas, por ejemplo, para colaborar en un proyecto o para compartir datos.

Sin embargo, la pregunta que surge a menudo es cómo compartir archivos de Excel con otros usuarios con fines de colaboración. Hay varias formas de compartir archivos de Excel. La forma más común es compartirlo en línea o fuera de línea.

En esta guía, explicaremos algunas de las formas en que puede compartir archivos de Excel de manera fácil y segura con otros usuarios.

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Cómo compartir archivos de Excel con OneDrive

OneDrive es un servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft que le permite almacenar, acceder y compartir sus archivos desde una variedad de dispositivos. Una de las ventajas de usar OneDrive es que puede compartir archivos de Excel con otros usuarios en línea, sin tener que enviar archivos por correo electrónico u otros medios. Estos son los pasos:

  1. Seleccione Compartir en la cinta de opciones o seleccione Archivo > Compartir. Si el archivo no se ha guardado en OneDrive, se le pedirá que lo cargue primero.
  2. Establezca permisos para las personas con las que desea compartir el archivo. Puedes elegir quién puede o solo ver tu archivo. También puede agregar una contraseña o una fecha de vencimiento si es necesario.
  3. Introduzca los nombres o las direcciones de correo electrónico de las personas con las que desea compartir el archivo. También puede agregar un mensaje si lo desea. Seleccione Enviar.
  4. Las personas con las que compartas el archivo recibirán un correo electrónico con un enlace para abrir tu archivo de Excel en un navegador o aplicación de Excel. Pueden editar o ver el archivo de acuerdo con los permisos que otorgue.
  5. Si desea coeditar un archivo de Excel con otros usuarios al mismo tiempo, asegúrese de que todos tengan el archivo abierto en la aplicación de Excel. Puedes ver quién está editando el archivo en la esquina superior derecha. Las celdas de colores mostrarán dónde están trabajando todos en el libro de trabajo.

Cómo compartir archivos de Excel con SharePoint

SharePoint es una plataforma de colaboración de Microsoft que le permite crear sitios web, listas, documentos y mucho más. Una de las ventajas de usar SharePoint es que puede compartir archivos de Excel con otros usuarios de su organización o equipo en línea, sin necesidad de instalar la aplicación de Excel en sus dispositivos. Estos son los pasos:

  1. Seleccione Compartir en la cinta de opciones o seleccione Archivo > Compartir. Si el archivo no se ha guardado en SharePoint, se le pedirá que lo cargue primero.
  2. Establezca permisos para las personas con las que desea compartir el archivo. Puedes elegir quién puede editar o solo ver tu archivo. Si un sitio de SharePoint tiene grupos de usuarios específicos, también puede seleccionar esos grupos.
  3. Introduzca los nombres o las direcciones de correo electrónico de las personas con las que desea compartir el archivo. También puede agregar un mensaje si lo desea. Seleccione Enviar.
  4. Las personas con las que compartas el archivo recibirán un correo electrónico con un enlace para abrir tu archivo de Excel en un navegador o aplicación de Excel. Pueden editar o ver el archivo de acuerdo con los permisos que otorgue.
  5. Si desea coeditar un archivo de Excel con otros usuarios al mismo tiempo, asegúrese de que todos tengan el archivo abierto en el navegador. Puedes ver quién está editando el archivo en la esquina superior derecha. Las celdas de colores mostrarán dónde están trabajando todos en el libro de trabajo.

Cómo compartir archivos de Excel con libros compartidos

Los libros compartidos son una característica de Excel que le permite compartir archivos de Excel con otros usuarios en una red local, sin necesidad de usar servicios en la nube como OneDrive o SharePoint. Sin embargo, esta característica tiene algunas limitaciones y riesgos, como conflictos de cambios, rendimiento lento y pérdida de datos. Por lo tanto, se recomienda utilizar esta función solo si no tiene otras opciones. Estos son los pasos:

  1. Almacene el archivo de Excel en una ubicación a la que puedan acceder otros usuarios de la red local, como una carpeta compartida o una unidad de red.
  2. Abra el archivo de Excel y seleccione Revisar > compartir libro. Si no ve esta opción, asegúrese de que está usando una versión de Excel que admita esta característica, como Excel 2010 o Excel 2013.
  3. En el cuadro de diálogo Compartir libro, marque la casilla que dice «Permitir cambios por parte de más de un usuario al mismo tiempo. También permite fusionar libros de trabajo».
  4. Seleccione la pestaña Edición avanzada y establezca las opciones que desee, como la frecuencia de los guardados automáticos, el número de días del historial de cambios y la lista de usuarios que pueden editar el libro.
  5. Seleccione Aceptar y guarde su archivo de Excel.
  6. Indique a otros usuarios que abran su archivo de Excel desde la misma ubicación. Pueden editar el archivo de acuerdo con los permisos que otorgue.
  7. Si desea ver quién está editando el archivo, seleccione Revisar > lista de usuarios. Si desea ver los cambios realizados por otros usuarios, seleccione Revisar > cambios > Ver cambios. Si desea combinar los cambios realizados por otros usuarios, seleccione Revisar > cambios > Combinar cambios.

Conclusión

Hay varias formas de compartir archivos de Excel con otros usuarios, según sus necesidades y preferencias. Puede usar OneDrive o SharePoint si desea compartir archivos de Excel en línea con personas fuera de su red local. También puede usar un libro compartido si desea compartir archivos de Excel sin conexión con personas de su red local. Sin embargo, debe tener cuidado con los riesgos y limitaciones que pueden ocurrir al usar esta función. Espero que este artículo te haya ayudado a entender cómo compartir archivos de Excel con otros usuarios de forma fácil y segura.

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