Fórmulas de Excel más populares y cómo usarlas

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Microsoft es una de las aplicaciones de procesamiento de números más utilizadas en el mundo, tanto para fines personales como profesionales. Excel tiene muchas características y funciones que pueden ayudarlo con una variedad de tareas, como crear tablas, , informes, análisis de datos y más. Una de las características más útiles y versátiles es la fórmula.

Una fórmula es una instrucción o expresión que indica a Excel que realice un cálculo u operación específicos en los datos que se encuentran en una celda o rango de celdas. Las pueden devolver valores, texto, fechas, horas o resultados lógicos, según el tipo y el propósito de la fórmula. Las fórmulas también pueden hacer referencia a otras celdas, ya sea en la misma hoja de cálculo o en hojas de cálculo diferentes, o incluso en libros de trabajo diferentes.

Excel tiene más de 400 fórmulas prefabricadas, llamadas funciones, que puede usar para diversos propósitos. Estas funciones se clasifican por tema o , como matemáticas, estadística, finanzas, lógica, texto, fecha y hora, y otras. También puede crear sus propias fórmulas mediante el uso de operadores aritméticos, de comparación y lógicos, y combinar varias funciones en una sola fórmula.

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En este artículo, discutiremos las 9 fórmulas de Excel más populares y cómo usarlas. Estas fórmulas son:

  1. =SUM
  2. =AVERAGE
  3. =MIN
  4. =MAX
  5. =COUNT
  6. =IF
  7. =VLOOKUP
  8. =HLOOKUP
  9. =INDEX

Daremos una descripción detallada de qué son las fórmulas, cómo escribir e introducir fórmulas, así como ejemplos del uso de fórmulas en tablas y figuras.

Qué son las fórmulas y cómo escribirlas e introducirlas

Una fórmula es una instrucción o expresión que indica a Excel que realice un cálculo u operación específicos en los datos que se encuentran en una celda o rango de celdas. Las fórmulas suelen comenzar con un signo igual (=), seguido de los elementos que componen la fórmula, como funciones, operadores, constantes o referencias de celda.

Este es un ejemplo de una fórmula simple que cuenta la suma de dos números:

=2+3

Esta fórmula devuelve el valor 5, que se mostrará en la celda donde se introduce la fórmula.

A continuación, se muestra una fórmula de ejemplo que utiliza la función SUMA para contar la suma de un rango de celdas:

=SUM(A1:A10)

Esta fórmula devuelve un valor igual a la suma de todos los valores de las celdas A1 a A10, que se mostrará en la celda en la que se introduzca la fórmula.

A continuación, se muestra una fórmula de ejemplo que usa la función IF para probar condiciones lógicas y devuelve un valor basado en el resultado:

=IF(B1>10,”más grande","Menor o igual a“)

Esta fórmula comprueba si el valor de la celda B1 es mayor que 10 o no. En caso afirmativo, la fórmula devuelve el texto «Más grande». De lo contrario, la fórmula devuelve el texto «Menor o igual a». El texto devuelto se mostrará en la celda donde se ingresa la fórmula.

Para escribir e introducir fórmulas, puede utilizar una de estas dos formas:

  • La primera forma es escribir manualmente la fórmula en la barra de fórmulas, ubicada en la parte superior de la hoja de cálculo, a la izquierda de la tecla Entrar. Puede escribir fórmulas con el teclado o con las teclas de la barra de fórmulas, como signos iguales (=), paréntesis (()) y comas (,). También puede utilizar la tecla Insertar función (fx) para abrir el cuadro de diálogo Biblioteca de funciones, que le permite seleccionar e insertar las funciones que desee. Una vez que termine de escribir la fórmula, presione la tecla Intro para ingresar la fórmula en la celda activa.
  • La segunda forma es usar la función Autosuma, que se encuentra en la pestaña Inicio, el grupo Edición, o en la pestaña Fórmulas, el grupo Biblioteca de funciones. Autosuma es un botón que tiene un icono sigma (∑), que puede usar para ingresar las fórmulas más utilizadas, como =SUMA, =PROMEDIO, =RECUENTO, =MIN y =MAX. Para utilizar la Autosuma, seleccione la celda en la que desea introducir la fórmula y, a continuación, haga clic en el botón Autosuma. Excel detectará automáticamente el rango de celdas que desea contar y mostrará la fórmula en la barra de fórmulas. Puede cambiar o ajustar el rango de celdas si es necesario y, a continuación, presionar la tecla Intro para introducir una fórmula en la celda activa.

1] =SUM

=SUMA: es una función que se usa para contar la suma de uno o más números, celdas o rangos de celdas. Esta función pertenece a la categoría de Matemáticas y Trigonometría, y es una de las funciones más utilizadas en Excel.

La sintaxis de la función =SUM es la siguiente:

=SUM(number1,[number2],...)

Dónde:

  • number1 es un número, celda o rango de celdas que debe ingresarse como primer argumento.
  • [número2],… es un número, celda o rango de celdas adicional opcional, que se puede ingresar hasta 255 argumentos.

A continuación, se muestra un ejemplo de uso de la función =SUMA:

 A B C D
10203040
50607080
90100110120
  •  =SUM(2,3,4) devuelve el valor 9, que es la suma de los tres números introducidos como argumentos.
  • =SUM(A1,B1,C1,D1) devuelve el valor 100, que es la suma de los valores presentes en las celdas A1 a D1.
  • =SUM(A1:D2) devuelve el valor 350, que es la suma de los valores del rango de celdas A1 a D2.
  • =SUM(A1:A3,C1:C3) devuelve el valor 330, que es la suma de los valores del rango de celdas A1 a A3 y C1 a C3.
  • =SUM(A1:D3,5) devuelve el valor 815, que es la suma de los valores presentes en el rango de celdas A1 a D3 y el número 5 ingresado como argumentos adicionales.

2] =AVERAGE

=PROMEDIO es una función utilizada para calcular la media aritmética de uno o más números, celdas o rangos de celdas. Esta función pertenece a la categoría de Estadísticas, y es una de las funciones más utilizadas para analizar datos en Excel.

La sintaxis de la función =AVERAGE es la siguiente:

=AVERAGE(number1,[number2],...)

Dónde:

  • number1 es un número, celda o rango de celdas que debe ingresarse como primer argumento.
  • [número2],… es un número, celda o rango de celdas adicional opcional, que se puede ingresar hasta 255 argumentos.

A continuación, se muestra un ejemplo del uso de la función =PROMEDIO:

 A B C D
10203040
50607080
90100110120
  •  =AVERAGE(2,3,4) devuelve el valor 3, que es la media aritmética de los tres números introducidos como argumentos.
  • =AVERAGE(A1,B1,C1,D1) devuelve el valor 25, que es la media aritmética de los valores de las celdas A1 a D1.
  • =AVERAGE(A1:D2) devuelve un valor de 43,75, que es la media aritmética de los valores del rango de celdas A1 a D2.
  • =AVERAGE(A1:A3,C1:C3) devuelve el valor 55, que es la media aritmética de los valores de los rangos de celdas A1 a A3 y C1 a C3.
  • =AVERAGE(A1:D3,5) devuelve el valor 67.5, que es la media aritmética de los valores en el rango de celdas A1 a D3 y el número 5 ingresado como argumentos adicionales.

3] =MIN

=MIN es una función que se utiliza para calcular el valor mínimo o mínimo de uno o más números, celdas o rangos de celdas. Esta función pertenece a la categoría de Estadísticas, y es una de las funciones útiles para encontrar el valor más bajo en un conjunto de datos.

La sintaxis de la función =MIN es la siguiente:

=MIN(number1,[number2],...)

Dónde:

  • number1 es un número, celda o rango de celdas que debe ingresarse como primer argumento.
  • [número2],… es un número, celda o rango de celdas adicional opcional, que se puede ingresar hasta 255 argumentos.

A continuación, se muestra un ejemplo del uso de la función =MIN:

 A B C D
10203040
50607080
90100110120
  •  =MIN(2,3,4) devuelve el valor 2, que es el valor mínimo de los tres números introducidos como argumentos.
  • =MIN(A1,B1,C1,D1) devuelve el valor 10, que es el mínimo de los valores de las celdas A1 a D1.
  • =MIN(A1:D2) devuelve el valor 10, que es el valor mínimo de los valores del rango de celdas A1 a D2.
  • =MIN(A1:A3,C1:C3) devuelve el valor 10, que es el valor mínimo de los valores de los rangos de celdas A1 a A3 y C1 a C3.
  • =MIN(A1:D3,5) devuelve el valor 5, que es el valor mínimo de los valores en el rango de celdas A1 a D3 y el número 5 introducido como argumento adicional.

4] =MAX

=MAX es una función que se utiliza para calcular el valor máximo o máximo de uno o más números, celdas o rangos de celdas. Esta función pertenece a la categoría de Estadísticas, y es una de las funciones útiles para encontrar el valor más alto en un conjunto de datos.

La sintaxis de la función =MAX es la siguiente:

=MAX(number1,[number2],...)

Dónde:

  • number1 es un número, celda o rango de celdas que debe ingresarse como primer argumento.
  • [número2],… es un número, celda o rango de celdas adicional opcional, que se puede ingresar hasta 255 argumentos.

A continuación, se muestra un ejemplo del uso de la función =MAX:

 A B C D
10203040
50607080
90100110120
  •  =MAX(2,3,4) devuelve el valor 4, que es el valor máximo de los tres números introducidos como argumentos.
  • =MAX(A1,B1,C1,D1) devuelve el valor 40, que es el máximo de los valores presentes en las celdas A1 a D1.
  • =MAX(A1:D2) devuelve el valor 80, que es el valor máximo de los valores del rango de celdas A1 a D2.
  • =MAX(A1:A3,C1:C3) devuelve el valor 110, que es el valor máximo de los valores en el rango de celdas A1 a A3 y C1 a C3.
  • =MAX(A1:D3,5) devuelve el valor 120, que es el valor máximo de los valores presentes en el rango de celdas A1 a D3 y el número 5 ingresado como argumentos adicionales.

5] =COUNT

=COUNT es una función que se utiliza para contar el número de celdas que contienen números, ya sea introducidos directamente o generados por otras fórmulas. Esta función pertenece a la categoría de Estadísticas, y es una de las funciones útiles para calcular la frecuencia o cantidad de datos numéricos en un conjunto de datos.

La sintaxis de la función =COUNT es la siguiente:

=COUNT(value1,[value2],...)

Dónde:

  • value1 es un número, celda o rango de celdas que debe introducirse como primer argumento.
  • [valor2],… es un número, celda o rango de celdas adicional opcional, que se puede ingresar hasta 255 argumentos.

A continuación, se muestra un ejemplo del uso de la función =COUNT:

 A B C D
10203040
50607080
90100110120
  •  =COUNT(2,3,4) devuelve el valor 3, que es el número de celdas que contienen números introducidos como argumentos.
  • =COUNT(A1,B1,C1,D1) devuelve el valor 4, que es el número de celdas que contienen los números presentes en las celdas A1 a D1.
  • =COUNT(A1:D2) devuelve el valor 8, que es el número de celdas que contienen números en el rango de celdas A1 a D2.
  • =COUNT(A1:A3,C1:C3) devuelve el valor 6, que es el número de celdas que contienen números en el rango de celdas A1 a A3 y C1 a C3.
  • =COUNT(A1:D3,5) devuelve el valor 13, que es el número de celdas que contienen números en el rango de celdas A1 a D3 y el número 5 ingresado como argumentos adicionales.

6] =IF

=IF es una función que se utiliza para probar condiciones lógicas y devolver valores basados en el resultado. Esta función pertenece a la categoría Lógica y es una de las funciones más flexibles y útiles de Excel.

La sintaxis de la función =IF es la siguiente:

=IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

Dónde:

  • value_if_true es el valor que se devolverá si logical_test es TRUE. Este valor puede ser un número, un texto, una fecha, una hora, una fórmula o una referencia de celda.
  • value_if_false es el valor que se devolverá si logical_test es FALSE. Este valor puede ser un número, un texto, una fecha, una hora, una fórmula o una referencia de celda.

A continuación, se muestra un ejemplo del uso de la función =IF:

 A B C D
10203040
50607080
90100110120
  •  =IF(2>3,”True“,”False“) devuelve el texto «False», que es el valor devuelto si la condición 2>3 es FALSE.
  • =IF(A1>B1,A1,B1) devuelve el valor 20, que es el valor devuelto si la condición A1>B1 es TRUE. Si la condición es FALSE, el valor devuelto es B1.
  • =IF(A1:D2>50,”Pass“,”Fail“) devuelve un rango de celdas que contiene el texto «Pass»o»Fail», dependiendo del resultado de la comparación entre cada celda en el rango A1:D2 con el número 50. Si la celda es mayor que 50, el texto devuelto es «Pasar». Si no es así, el texto devuelto es «Failed».
  • =IF(A1:A3>C1:C3,»A»,»C») devuelve un rango de celdas que contienen el texto «A»o»C», dependiendo del resultado de una comparación entre cada celda en el rango A1:A3 y las celdas correspondientes en el rango C1:C3. Si una celda en el rango A1:A3 es más grande que una celda en el rango C1:C3, el texto devuelto es «A». Si no es así, el texto devuelto es «C».
  • =IF(A1:D3>100,A1:D3-10,A1:D3+10) devuelve un rango de celdas que contiene valores resultantes de operaciones aritméticas que dependen del resultado de la comparación entre cada celda en el rango A1:D3 con el número 100. Si la celda es mayor que 100, el valor devuelto es la celda menos 10. Si no es así, el valor devuelto es esa celda más 10.

7] =VLOOKUP

=BUSCARV es una función que se utiliza para buscar valores en una tabla o rango de celdas en función de criterios específicos y devolver los valores correspondientes de la columna especificada. Esta función pertenece a la categoría de Búsqueda y Referencia, y es una de las funciones más útiles para combinar datos de diferentes fuentes o para buscar información específica en una tabla.

La sintaxis de la función =BUSCARV es la siguiente:

=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])

Dónde:

  • lookup_value es el valor que desea buscar en una tabla o rango de celdas. Este valor puede ser un número, un texto, una fecha, una hora o una referencia de celda.
  • table_array es la tabla o el rango de celdas que contiene los datos que desea buscar. Esta tabla o rango de celdas debe tener al menos dos , y el valor que desea buscar debe estar en la primera columna.
  • col_index_num es el número de columna de la tabla o rango de celdas que contiene el valor que desea devolver. Este número de columna debe ser un número positivo, empezando por 1 para la primera columna, 2 para la segunda, y así sucesivamente.
  • [range_lookup] es un argumento opcional que especifica si desea buscar un valor exacto o uno aproximado. Este valor puede ser VERDADERO o FALSO, o 1 o 0. Si escribe TRUE o 1, o deja estos argumentos en blanco, la función =BUSCARV busca valores que se acerquen a, es decir, valores menores o iguales que lookup_value, suponiendo que la primera columna de la tabla o rango de celdas ya está ordenada de forma ascendente. Si ingresa FALSO o 0, la función =BUSCARV buscará el valor exacto, es decir, exactamente el mismo valor que lookup_value, independientemente del orden de la primera columna de la tabla o rango de celdas.

A continuación, se muestra un ejemplo del uso de la función =BUSCARV:

 A B C D
NombreValorInformaciónCódigo
Andi80PasarA001
Mente70PasarA002
Cici60PasarA003
Dedi50FallarA004
Uno40FallarA005
  •  =VLOOKUP(“Mind“,A1:D5,2,FALSE) devuelve el valor 70, que es el valor devuelto por la segunda columna de la tabla o el rango de celdas A1:D5, basado en el valor «Bob”buscado en la primera columna, mediante la búsqueda de valores exactos.
  • =VLOOKUP(«Cici»,A1:D5,3,TRUE) devuelve el texto»Pass», que es el valor devuelto por la tercera columna de la tabla o rango de celdas A1:D5, basado en el valor“Cici»buscado en la primera columna, mediante una búsqueda de valores aproximada.
  • =VLOOKUP(A2,A1:D5,4,FALSE) devuelve el texto»A001″, que es el valor devuelto desde la cuarta columna de la tabla o el rango de celdas A1:D5, en función de los valores de la celda A2 que se buscaron en la primera columna, mediante la búsqueda de valores exactos.
  • =VLOOKUP(45,A1:D5,1,TRUE) devuelve el texto «Dedi», que es el valor devuelto desde la primera columna de la tabla o rango de celdas A1:D5, basado en el valor 45 buscado en la primera columna, mediante una búsqueda de valores aproximada.

8] =HLOOKUP

=BUSCARH es una función que se utiliza para buscar valores en una tabla o rango de celdas en función de criterios específicos y devolver el valor correspondiente de la fila especificada. Esta función pertenece a la categoría Buscar y hacer referencia, y es una función similar a la función BUSCARV, pero diferente en términos de orientación de datos. La función BUSCARH busca el valor en la primera fila de la tabla o rango de celdas y devuelve el valor de la fila especificada, mientras que la función BUSCARV busca el valor en la primera columna de la tabla o rango de celdas y devuelve el valor de la columna especificada.

La sintaxis de la función =BUSCARH es la siguiente:

=HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,[range_lookup])

Dónde:

  • lookup_value es el valor que desea buscar en una tabla o rango de celdas. Este valor puede ser un número, un texto, una fecha, una hora o una referencia de celda.
  • table_array es la tabla o el rango de celdas que contiene los datos que desea buscar. Esta tabla o rango de celdas debe tener al menos dos filas, y el valor que desea buscar debe estar en la primera fila.
  • row_index_num es el número de fila de una tabla o rango de celdas que contiene los valores que desea devolver. Este número de línea debe ser un número positivo, comenzando en 1 para la primera fila, 2 para la segunda línea, y así sucesivamente.
  • [range_lookup] es un argumento opcional que especifica si desea buscar un valor exacto o uno aproximado. Este valor puede ser VERDADERO o FALSO, o 1 o 0. Si escribe TRUE o 1, o deja estos argumentos en blanco, la función =BUSCARH busca valores que se acerquen a, es decir, valores menores o iguales que lookup_value, suponiendo que la primera fila de la tabla o el rango de celdas ya está ordenada de forma ascendente. Si escribe FALSO o 0, la función =BUSCARH busca el valor exacto, que es exactamente el mismo valor que lookup_value, independientemente del orden de la primera fila de la tabla o del rango de celdas.

A continuación, se muestra un ejemplo del uso de la función =BUSCARH:

 A B C D
NombreValorInformaciónCódigo
Andi80PasarA001
Mente70PasarA002
Cici60PasarA003
Dedi50FallarA004
Uno40FallarA005
  •  =HLOOKUP(“Valor,A1:D5,2,FALSE) devuelve el valor 80, que es el valor devuelto desde la segunda fila de la tabla o el rango de celdas A1:D5, basado en el valor «Valor”buscado en la primera fila, mediante la búsqueda de valor exacto.
  • =HLOOKUP(« Información,A1:D5,3,TRUE) devuelve el texto «Pass», que es el valor devuelto desde la tercera fila de la tabla o rango de celdas A1:D5, basado en el valor «Descripción”buscado en la primera fila, mediante una búsqueda de valores aproximados.
  • =HLOOKUP(B1,A1:D5,4,FALSE) devuelve el texto»A001″, que es el valor devuelto desde la cuarta fila de la tabla o rango de celdas A1:D5, basado en el valor que se encuentra en la celda B1 que se buscó en la primera fila, mediante la búsqueda de valor exacto.
  • =HLOOKUP(45,A1:D5,1,TRUE) devuelve el texto“Valor», que es el valor devuelto desde la primera fila de la tabla o rango de celdas A1:D5, basado en el valor 45 buscado en la primera fila, mediante una búsqueda de valores aproximada.

9] =INDEX

=ÍNDICE es una función que se utiliza para devolver el valor de una celda específica en una tabla o rango de celdas, en función de los números de fila y columna especificados. Esta función pertenece a la categoría Búsqueda y referencia, y es una de las funciones útiles para recuperar datos de diferentes fuentes o para generar referencias de celdas dinámicas.

La sintaxis de la función =INDEX es la siguiente:

=INDEX(array,row_num,[column_num])

Dónde:

  • Una matriz es una tabla o rango de celdas que contiene los datos que desea devolver. Esta tabla o rango de celdas debe tener al menos una fila y una columna.
  • row_num es el número de fila de una tabla o rango de celdas que contiene el valor que desea devolver. Este número de línea debe ser un número positivo, comenzando en 1 para la primera fila, 2 para la segunda línea, y así sucesivamente.
  • [column_num] es el número de columna de la tabla o rango de celdas que contiene el valor que desea devolver. Este número de columna debe ser un número positivo, empezando por 1 para la primera columna, 2 para la segunda, y así sucesivamente. Si deja este argumento en blanco, la función =INDEX devuelve toda la fila especificada por el row_num.

A continuación, se muestra un ejemplo del uso de la función =INDICE:

 A B C D
NombreValorInformaciónCódigo
Andi80PasarA001
Mente70PasarA002
Cici60PasarA003
Dedi50FallarA004
Uno40FallarA005
  •  =INDEX(A1:D5,2,3) devuelve el texto «Pass», que es el valor devuelto de las celdas que se encuentran en la segunda fila y la tercera columna de la tabla o rango de celdas A1:D5.
  • =INDEX(A1:D5,4,0) devuelve el rango de celdas D4:D5, que es la fila completa devuelta desde la tabla o el rango de celdas A1:D5, basado en el número de fila especificado 4.
  • =INDEX(A1:D5,0,4) devuelve el rango de celdas D1:D5, que es la columna completa devuelta de la tabla o el rango de celdas A1:D5, en función del número de columna especificado 4.
  • =INDEX(A1:D5,5,2) devuelve el valor 40, que es el valor devuelto de las celdas que se encuentran en la quinta fila y la segunda columna de la tabla o el rango de celdas A1:D5.

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