Excel-Dashboards sind leistungsstarke und interaktive Datenvisualisierungstools, mit denen Sie wichtige Informationen prägnant und ansprechend präsentieren können. Mit Excel-Dashboards können Sie Leistungskennzahlen verfolgen, Trends identifizieren, Daten analysieren und Entscheidungen auf der Grundlage der gewonnenen Erkenntnisse treffen.

Das Erstellen eines großartigen Excel-Dashboards ist jedoch nicht so einfach wie das Einfügen mehrerer Diagramme und Tabellen in ein Arbeitsblatt. Sie müssen Ihr Dashboard planen, entwerfen und optimieren, um Ihren Zielen und Ihrer Zielgruppe gerecht zu werden. Sie müssen auch sicherstellen, dass Ihr Dashboard leicht zu verstehen, zu navigieren und zu aktualisieren ist.

In diesem Artikel zeigt Ihnen Nyemin, wie Sie in 8 einfachen Schritten ein beeindruckendes Excel-Dashboard erstellen. Nyemin wird ein Beispiel für ein Vertriebs-Dashboard verwenden, das monatliche Verkaufsdaten eines Unternehmens anzeigt. Sie können die folgenden Schritte ausführen, um Ihr Dashboard mit Ihren Daten zu erstellen.

Schritt 1: Definieren Sie Ihre Dashboard-Ziele und -Zielgruppe

Der erste Schritt bei der Erstellung eines beeindruckenden Excel-Dashboards besteht darin, den Zweck und die Zielgruppe Ihres Dashboards zu definieren. Sie müssen die folgenden Fragen beantworten:

• Was ist der Hauptzweck Ihres Dashboards? Was möchten Sie mit Ihrem Dashboard erreichen?
• Wer ist die Hauptzielgruppe Ihres Dashboards? Wer wird Ihr Dashboard sehen und verwenden?
• Was sind die wichtigsten Fragen, die Sie mit Ihrem Dashboard beantwortet haben möchten? Was möchten Sie Ihrem Publikum vermitteln?
• Was sind die wichtigsten Kennzahlen, die Sie mit Ihrem Dashboard verfolgen möchten? Was möchten Sie mit Ihrem Dashboard messen und überwachen?

Wenn Sie diese Fragen beantworten, können Sie den Umfang, den Inhalt und das Layout Ihres Dashboards bestimmen. Sie können Ihr Dashboard auch an die Bedürfnisse und Vorlieben Ihrer Zielgruppe anpassen.

Beispiel: Im Falle eines Vertriebs-Dashboards besteht der Hauptzweck des Dashboards darin, die Vertriebsleistung des Unternehmens zusammenzufassen. Die Hauptzielgruppe des Dashboards sind Vertriebsleiter und Führungskräfte von Unternehmen. Die wichtigsten Fragen, die Sie mit Dashboards beantworten möchten, sind:

• Wie sieht die monatliche Umsatzentwicklung des Unternehmens aus?
• Was sind die meistverkauften und schlechtesten Produkte, Kategorien und Gebiete des Unternehmens?
• Wie sieht die Umsatzentwicklung des Unternehmens im Vergleich zum Ziel und zum Vorjahr aus?
• Was sind die Faktoren, die den Umsatz des Unternehmens beeinflussen?

Die wichtigsten Metriken, die Sie mit Dashboards verfolgen möchten, sind:

• Gesamtumsatz
• Umsatz pro Produkt
• Umsatz pro Kategorie
• Umsatz pro Region
• Prozentsatz der Zielerreichung
• Jährliches Umsatzwachstum

Schritt 2: Sammeln und organisieren Sie Ihre Daten

Der zweite Schritt bei der Erstellung eines beeindruckenden Excel-Dashboards ist das Sammeln und Organisieren Ihrer Daten. Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Daten vollständig, genau und für die Ziele und die Zielgruppe Ihres Dashboards relevant sind. Sie müssen auch sicherstellen, dass Ihre Daten gut strukturiert und für Excel leicht zugänglich sind.

Sie können Ihre Daten aus einer Vielzahl von Quellen sammeln, z. B. aus Datenbanken, Textdateien, CSV-Dateien, Excel-Dateien oder Webanwendungen. Sie können Ihre Daten in Excel importieren, indem Sie die Funktionen Get & Transform Data (Power Query) oder Data Connection verwenden. Sie können Ihre Daten auch manuell in ein Excel-Arbeitsblatt eingeben, dies wird jedoch nicht empfohlen, da es fehleranfällig und ineffizient ist.

Sobald Sie Ihre Daten gesammelt haben, müssen Sie sie so organisieren, dass Sie sie leicht analysieren und visualisieren können. Sie müssen Ihre Daten von Duplikaten, Fehlern, fehlenden Werten oder Inkonsistenzen befreien. Außerdem müssen Sie Ihre Daten normalisieren, indem Sie geeignete Formatierungen wie Datumsangaben, Zahlen oder Text verwenden. Außerdem müssen Sie Ihre Daten mit der Funktion Format as Table in eine Excel-Tabelle konvertieren. Mithilfe von Excel-Tabellen können Sie Funktionen wie Filter, Sortierung, Datenüberprüfung und strukturierte Verweise nutzen.

Beispiel: Bei einem Vertriebs-Dashboard werden die monatlichen Umsatzdaten des Unternehmens für jeden Monat in einer separaten Excel-Datei gespeichert. Die Daten haben die folgenden Spalten:

• Datum
• Produkt
• Kategorie
• Region
• Preis
• Menge
• Umsatz
• Ziel
• Vorjahr

Um die Daten zu sammeln und zu organisieren, können folgende Schritte ausgeführt werden:

• Importieren Sie alle Excel-Dateien in ein Excel-Arbeitsblatt, indem Sie die Funktion Get & Transform Data (Power Query) verwenden.
• Kombinieren Sie alle Excel-Dateien in einer Tabelle, indem Sie die Funktion Append Queries verwenden.
• Bereinigen Sie Daten von Duplikaten, Fehlern, fehlenden Werten oder Inkonsistenzen, indem Sie Features Remove Rows, Replace Values, Fill oder andere verwenden.
• Normalisieren Sie Daten mithilfe geeigneter Formatierungen, z. B. Datumsangaben, Zahlen oder Text, mithilfe der Funktion Change Type.
• Konvertieren Sie die Daten in eine Excel-Tabelle, indem Sie das Feature Format as Table verwenden und die Tabelle als SalesData benennen.

Schritt 3: Erstellen Ihres Datenmodells

Der dritte Schritt bei der Erstellung eines beeindruckenden Excel-Dashboards besteht darin, Ihre Daten zu modellieren. Ein Datenmodell ist eine Sammlung von Tabellen, Spalten, Beziehungen und Messungen, die zum Analysieren und Visualisieren Ihrer Daten verwendet werden. Durch die Erstellung eines Datenmodells können Sie Ihre Daten aus mehreren Quellen korrelieren, komplexe Messungen durchführen und Ihre Daten basierend auf verschiedenen Attributen gruppieren.

Sie können Ihre Daten modellieren, indem Sie die Features Data Model oder Power Pivot in Excel verwenden. Sie können Ihrem Datenmodell Tabellen, Spalten, Beziehungen und Messwerte hinzufügen, indem Sie die Funktionen Add to Data Model, Create Relationship oder New Measure verwenden. Sie können auch die Funktion Power Pivot verwenden, um Ihr Datenmodell einfacher zu verwalten und zu ändern.

Beispiel: Im Falle eines Vertriebs-Dashboards besteht das Datenmodell aus einer Haupttabelle, nämlich SalesData, die die monatlichen Umsatzdaten des Unternehmens enthält. Das Datenmodell verfügt auch über mehrere Messungen, die zur Berechnung von Verkaufskennzahlen verwendet werden, z. B.:

• Total Sales = SUM(SalesData[Sales])
• Sales per Product = SUMX(VALUES(SalesData[Product]), [Total Sales])
• Sales per Category = SUMX(VALUES(SalesData[Category]), [Total Sales])
• Sales per Region = SUMX(VALUES(SalesData[Region]), [Total Sales])
• Target Achievement = DIVIDE([Total Sales], SUM(SalesData[Target]), 0)
• Yearly Growth = DIVIDE([Total Sales] – CALCULATE([Total Sales] SAMEPERIODLASTYEAR(SalesData[Date])), CALCULATE([Total Sales], SAMEPERIODLASTYEAR(SalesData[Date])),0)

Um ein Datenmodell zu erstellen, sind die folgenden Schritte erforderlich:

• Fügen Sie dem Datenmodell die SalesData-Tabelle hinzu, indem Sie das Feature Add to Data Model verwenden.
• Nehmen Sie die obigen Messungen mit der Funktion New Measure vor.
• Verwenden Sie die Funktion Power Pivot, um Datenmodelle einfacher zu verwalten und zu ändern.

Schritt 4: Wählen Sie den geeigneten Visualisierungstyp

Der vierte Schritt bei der Erstellung eines beeindruckenden Excel-Dashboards ist die Auswahl des geeigneten Visualisierungstyps für Ihre Daten. Visualisierungen sind Möglichkeiten, Ihre Daten grafisch darzustellen, z. B. in Diagrammen, Tabellen oder Karten. Mithilfe von Visualisierungen können Sie Muster, Trends, Beziehungen oder Anomalien in Ihren Daten hervorheben. Sie können Ihr Dashboard auch attraktiver und für Ihr Publikum leichter verständlich gestalten.

Allerdings sind nicht alle Visualisierungstypen für alle Datentypen geeignet. Sie müssen die Art der Visualisierung auswählen, die dem Zweck, der Zielgruppe und dem Kontext Ihres Dashboards entspricht. Sie müssen auch Faktoren wie die Datenmenge, die Dimensionen der Daten und die Botschaft, die Sie vermitteln möchten, berücksichtigen.

Im Folgenden finden Sie einige allgemeine Richtlinien für die Auswahl des geeigneten Visualisierungstyps:

• Um kategorische Daten wie Produkte, Kategorien oder Regionen anzuzeigen, können Sie Balken-, Kreis- oder Ringdiagramme verwenden.
• Zum Anzeigen von Zeitdaten, z. B. Datumsangaben, Monaten oder Jahren, können Sie Linien-, Flächen- oder Splinediagramme verwenden.
• Um numerische Daten wie Preis, Menge oder Umsatz anzuzeigen, können Sie Spalten, Histogramme oder Pareto-Diagramme verwenden.
• Um hierarchische Daten anzuzeigen, z. B. Unterkategorien, Unterregionen oder Unterprodukte, können Sie Baum-, Treemap- oder Sunburst-Diagramme verwenden.
• Um geografische Daten wie Länder, Provinzen oder Städte anzuzeigen, können Sie Karten, Heatmaps oder Bubble Maps verwenden.
• Um Korrelationsdaten anzuzeigen, z. B. die Beziehung zwischen zwei Variablen, können Sie Punkt-, Blasen- oder Netzdiagramme verwenden.

Sie können Ihre Visualisierungen erstellen, indem Sie die Funktionen Charts, PivotCharts oder Power View in Excel verwenden. Sie können den gewünschten Visualisierungstyp aus dem verfügbaren Katalog auswählen oder Ihre Visualisierung mithilfe der Funktion Custom Chart erstellen. Sie können auch Format, Design oder Layout Funktionen verwenden, um die Farben, Stile oder Elemente Ihrer Visualisierung zu ändern.

Beispiel: Im Falle eines Vertriebs-Dashboards ist der für Vertriebsdaten ausgewählte Visualisierungstyp:

• Liniendiagramm zur Anzeige des monatlichen Umsatztrends des Unternehmens.
• Das Balkendiagramm zeigt den Umsatz pro Produkt, Kategorie und Region an.
• Tortendiagramm zur Anzeige der prozentualen Zielerreichung und des jährlichen Umsatzwachstums.

Um die Visualisierung zu erstellen, können folgende Schritte ausgeführt werden:

• Erstellen Sie ein Liniendiagramm, indem Sie die Charts-Funktion verwenden und Line Chart aus dem Katalog auswählen.
• Fügen Sie die Spalten Date und Total Sales als X- und Y-Achse des Liniendiagramms hinzu.
• Ändern Sie die Farbe, den Stil und den Titel einer Liniengrafik mithilfe der Funktionen Format, Design oder Layout.
• Erstellen Sie ein Balkendiagramm, indem Sie die Funktion PivotCharts verwenden und Bar Chart aus dem Katalog auswählen.
• Fügen Sie die Spalten Product, Category und Region als X-Achse und Sales pro Product, Sales per Category und Sales per Region als Y-Achse des Balkendiagramms hinzu.
• Ändern Sie die Farbe, den Stil und den Titel eines Balkendiagramms, indem Sie die Funktionen Format, Design oder Layout verwenden.
• Erstellen Sie ein Kreisdiagramm, indem Sie die Charts Funktion verwenden und Pie Chart aus dem Katalog auswählen.
• Fügen Sie die Spalten Target Achievement und Yearly Growth als X- und Y-Achsen des Kreisdiagramms hinzu.
• Ändern Sie die Farbe, den Stil und den Titel eines Kreisdiagramms mithilfe der Funktionen Format, Design oder Layout.

Schritt 5: Layout Ihres Dashboards

Der fünfte Schritt bei der Erstellung eines beeindruckenden Excel-Dashboards ist die Zusammenstellung Ihres Dashboard-Layouts. Das Layout ist die Art und Weise, wie Sie Visualisierungen, Text oder andere Elemente in einem Excel-Arbeitsblatt organisieren. Durch die Zusammenstellung eines guten Layouts können Sie Ihr Dashboard übersichtlicher, organisierter und einfacher zu navigieren gestalten. Sie können auch die Ästhetik und Lesbarkeit Ihres Dashboards verbessern.

Hier sind einige allgemeine Richtlinien für die Zusammenstellung eines guten Layouts:

• Verwenden Sie Raster, um Ihre Visualisierungen übersichtlich und konsistent auszurichten. Sie können die Funktion Align, Distribute oder Snap to Grid verwenden, um Ihr Raster zu organisieren.
• Verwenden Sie Leerraum, um Abstand zwischen Ihren Visualisierungen zu schaffen und zu vermeiden, dass sie überladen oder voll wirken. Sie können Margins, Padding oder Spacing Funktionen verwenden, um Ihren freien Speicherplatz zu organisieren.
• Verwenden Sie Farbe, um einen Kontrast zwischen Ihrer Visualisierung und dem Hintergrund zu erzeugen. Sie können die Funktion Theme, Color oder Fill verwenden, um Ihre Farben festzulegen.
• Verwenden Sie die Größe, um eine Hierarchie zwischen Ihren Visualisierungen zu erstellen und die wichtigsten hervorzuheben. Sie können die Size-, Scale– oder Resize-Funktion verwenden, um Ihre Größe festzulegen.
• Verwenden Sie Text, um Titel, Beschriftungen oder Beschriftungen für Ihre Visualisierungen bereitzustellen und zu erklären, was sie zeigen. Sie können die Funktionen Font, Text Box oder Shape verwenden, um Ihren Text zu organisieren.

Beispiel: Im Falle eines Vertriebs-Dashboards sieht das Layout für das Dashboard wie folgt aus:

• Verwenden Sie ein 3×3-Raster, um Visualisierungen übersichtlich und konsistent auszurichten.
• Nutzen Sie Platz, um Distanz zwischen Visualisierungen zu schaffen und Unordnung oder Fülle zu vermeiden.
• Verwenden Sie Blau, um einen Kontrast zwischen der Visualisierung und einem weißen Hintergrund zu erzeugen.
• Verwenden Sie eine große Größe für Liniendiagramme, die monatliche Umsatztrends anzeigen, eine mittlere Größe für Balkendiagramme, die den Umsatz pro Produkt, Kategorie und Region anzeigen, und eine kleine Größe für Kreisdiagramme, die den Prozentsatz der Zielerreichung und das jährliche Umsatzwachstum anzeigen.
• Verwenden Sie Text, um Dashboard-Titel, Achsenbeschriftungen und Grafikbeschriftungen bereitzustellen.

Schritt 6: Machen Sie Ihr Dashboard interaktiv

Der sechste Schritt bei der Erstellung eines beeindruckenden Excel-Dashboards besteht darin, Ihr Dashboard interaktiv zu gestalten. Interaktiv bedeutet, dass Ihr Dashboard auf Eingaben oder Aktionen von Benutzern reagieren kann, z. B. Klicken, Wischen oder Auswählen. Indem Sie Ihr Dashboard interaktiv gestalten, können Sie Ihr Dashboard dynamischer, flexibler und attraktiver gestalten. Sie können Ihrem Publikum auch ein besseres und reichhaltigeres Erlebnis bieten.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie Ihr Dashboard interaktiv gestalten können:

• Verwenden Sie Datenschnitte, um Benutzern das Filtern von Daten nach bestimmten Kriterien wie Produkt, Kategorie oder Region zu ermöglichen. Sie können die Slicer– oder Timeline Funktion verwenden, um Ihrem Dashboard einen Datenschnitt hinzuzufügen.
• Verwenden Sie Formularsteuerelemente, damit Benutzer bestimmte Werte oder Optionen steuern können, z. B. Ziele, Bereiche oder Szenarien. Sie können die Funktion Form Controls oder ActiveX Controls verwenden, um Formularsteuerelemente zu Ihrem Dashboard hinzuzufügen.
• Verwenden Sie Hyperlinks, um Benutzern das Wechseln zwischen verschiedenen Arbeitsblättern, Dateien oder Websites zu ermöglichen. Sie können die Funktion Hyperlink oder Link verwenden, um Hyperlinks zu Ihrem Dashboard hinzuzufügen.
• Verwenden Sie Makros, um Benutzern das Ausführen bestimmter Aufgaben oder Prozesse zu ermöglichen, z. B. das Importieren von Daten, das Aktualisieren von Dashboards oder das Senden von E-Mails. Sie können Macro oder VBA Funktionen verwenden, um Makros zu Ihrem Dashboard hinzuzufügen.

Beispiel: Im Falle eines Vertriebs-Dashboards gibt es folgende Möglichkeiten, ein interaktives Dashboard zu erstellen:

• Fügen Sie einen Datenschnitt hinzu, um Daten mithilfe der Slicer Funktion nach Produkt, Kategorie oder Region zu filtern.
• Fügen Sie ein Formularsteuerelement hinzu, um Verkaufsziele mithilfe des Features Form Controls zu steuern.
• Fügen Sie mithilfe der Hyperlink Funktion einen Hyperlink hinzu, um zu einem Arbeitsblatt zu wechseln, das Umsatzdaten enthält.
• Fügen Sie Makros hinzu, um das Dashboard mithilfe der Macro Funktion zu aktualisieren.

Schritt 7: Testen und Bewerten Ihres Dashboards

Der siebte Schritt bei der Erstellung eines beeindruckenden Excel-Dashboards besteht darin, Ihr Dashboard zu testen und zu bewerten. Test und Bewertung ist der Prozess, bei dem überprüft wird, ob Ihr Dashboard ordnungsgemäß, genau und gemäß Ihren Zielen und Ihrer Zielgruppe funktioniert. Durch das Testen und Bewerten Ihres Dashboards können Sie Fehler, Schwachstellen oder Probleme, die in Ihrem Dashboard vorhanden sind, finden und beheben.

Hier sind einige Möglichkeiten, Ihr Dashboard zu testen und zu bewerten:

• Verwenden Sie Testdaten, um zu überprüfen, ob Ihre Visualisierungen, Messungen und Datenmodelle ordnungsgemäß funktionieren und die erwarteten Werte erzeugen. Sie können die Features Data Validation, Formula Auditing oder Error Checking verwenden, um Ihre Daten zu testen.
• Verwenden Sie Testszenarien, um zu überprüfen, ob Ihr Dashboard interaktiv ist und auf Benutzereingaben oder -aktionen reagiert. Sie können die Funktionen Test Mode, Debug Mode oder Step Through verwenden, um Ihre Interaktivität zu testen.
• Verwenden Sie Bewertungskriterien, um zu überprüfen, ob Ihr Dashboard effektiv ist und Ihren Zielen und Ihrer Zielgruppe entspricht. Sie können Feedback, Survey oder Rating Funktionen verwenden, um Ihr Dashboard zu bewerten.

Beispiel: Im Falle eines Vertriebs-Dashboards gibt es folgende Möglichkeiten, das Dashboard zu testen und zu bewerten:

• Verwenden Sie Testdaten, um zu überprüfen, ob das Liniendiagramm die monatlichen Umsatztrends korrekt anzeigt, das Balkendiagramm den Umsatz pro Produkt, Kategorie und Region korrekt anzeigt und das Kreisdiagramm den Prozentsatz der Zielerreichung und das jährliche Umsatzwachstum korrekt anzeigt.
• Mithilfe von Testszenarien, um zu überprüfen, ob der Datenschnitt Daten nach ausgewähltem Produkt, Kategorie oder Region filtern kann, können Formularsteuerelemente die gewünschten Verkaufsziele steuern, Hyperlinks können zu Arbeitsblättern mit Verkaufsdaten verschoben werden, und Makros können Dashboards mit den neuesten Daten aktualisieren.
• Verwenden Sie Bewertungskriterien, um zu überprüfen, ob das Dashboard einen Überblick über die Vertriebsleistung des Unternehmens bietet, wichtige Fragen zum Vertrieb beantwortet, wichtige Vertriebskennzahlen verfolgt und den Bedürfnissen und Präferenzen von Vertriebsleitern und Führungskräften entspricht.

Schritt 8: Freigeben und Aktualisieren Ihres Dashboards

Der achte und letzte Schritt bei der Erstellung eines beeindruckenden Excel-Dashboards besteht darin, Ihr Dashboard freizugeben und zu aktualisieren. Das Teilen und Aktualisieren ist der Prozess der Verteilung und Pflege Ihres Dashboards, um es relevant, genau und nützlich zu halten. Indem Sie Ihr Dashboard freigeben und aktualisieren, können Sie ein breiteres Publikum erreichen, die Zusammenarbeit verbessern und den Wert Ihres Dashboards steigern.

Hier sind einige Möglichkeiten, Ihr Dashboard freizugeben und zu aktualisieren:

• Verwenden Sie das entsprechende Dateiformat, um Ihr Dashboard zu speichern und zu senden, z. B. XLSX, PDF oder HTML. Sie können die Funktion Save As, Export oder Publish verwenden, um Ihre Dateien freizugeben.
• Verwenden Sie die entsprechende Plattform, um Ihr Dashboard freizugeben und anzuzeigen, z. B. E-Mail, Website oder App. Sie können Share, Embed oder Link Funktionen verwenden, um Ihre Plattform freizugeben.
• Verwenden Sie den entsprechenden Zeitplan, um Ihr Dashboard zu aktualisieren und zu aktualisieren, z. B. täglich, wöchentlich oder monatlich. Sie können Refresh, Schedule oder Automate Funktionen verwenden, um Ihr Dashboard zu aktualisieren.

Beispiel: Im Falle eines Vertriebs-Dashboards gibt es folgende Möglichkeiten, das Dashboard freizugeben und zu aktualisieren:

• Verwenden Sie das XLSX-Dateiformat, um Dashboards zu speichern und an Vertriebsleiter und Führungskräfte des Unternehmens zu senden, indem Sie die Funktionen Save As und Email verwenden.
• Verwenden Sie die Website-Plattform, um Dashboards mithilfe von Publish– und Embed-Funktionen für die Öffentlichkeit freizugeben und anzuzeigen.
• Verwenden Sie einen monatlichen Zeitplan, um Dashboards mit den neuesten Verkaufsdaten zu aktualisieren und zu aktualisieren, indem Sie Refresh und Schedule Funktionen verwenden.

Schlussfolgerung

Excel-Dashboards sind ein sehr nützliches Werkzeug, um wichtige Daten visuell und übersichtlich darzustellen. Mit Excel-Dashboards können Sie die Leistung verfolgen, Trends erkennen, Ziele messen und bessere Entscheidungen treffen. Excel-Dashboards können auch an Ihre Bedürfnisse und Vorlieben angepasst werden, sodass Sie Dashboards erstellen können, die Ihren Zielen und Ihrer Zielgruppe entsprechen.